会议经费结算的方法
  (一)相关知识
  会议经费的结算是办会者在会议结束后对整个经费使用情况即会议开支费用的结算。会议经费的结算依据是会前经费预算(见会前筹备)。会议召开之前应拟定会议开支预算(见会前筹备),并经领导审核批准。准备专门账册,对会议的各项开支进行详细记录。会议结束后,会议财务工作人员、秘书应按照经领导审定的预算进行决算。一切会议都宜遵循勤俭节约的原则,精打细算,尽量减少不必要的开支,又要保证会议的质量和档次。超过预算指标,又无正当理由的不予报销。要做好会议经费的结算工作,及时向领导汇报,并向财务部门报销。
  1.会议的收费与付费方法
  (1)收款的方法与时机。有些会议是要由与会人员向主办方支付一些必要的费用(如资料费、培训费、住宿费、餐饮费等),所以应注意如下事项:
  1)应在会议通知或预订表格中,详细注明收费的标准和方法。
  2)应注明与会人员可采用的支付方式(如现金、支票、信用卡等)。
  3)如用信用卡收费,应问清姓名、卡号、有效期等。
  4)开具发票的工作人员事先要与财务部门确定正确的收费开票程序,不能出任何差错。另外,如果有些项目无法开具正式发票时,应与会议代表协商,开具收据或证明。
  5)付款的方法和时间表。付款的方法和时间表如表1所示.
  表1会议经费的付款方法与时间

设施和服务

付款的方法和时间

演讲者

事先确定费用

在活动之后支付给演讲者

食品饮料

事先商定费用

预订时交订金。活动之后按花掉的钱开发票,支票结账

会议地点

事先商定费用

预订时交定金。活动之后按花掉的钱开发票,支票结账

其他费用的偿付

 

 

事先确定的费用,活动之后开具账单

收到账单经批准后用支票付款

 

 

文具和打印

 

活动之前申请和安排活动之前可用零用现金购买

 

零用现金偿付

文具订购事先开发票和付款

音像辅助设备

活动之前确定租用费用

活动之后为租用费用开发票和结账

  2.会议付费的要求
  (1)会议经费的名称要规范。
  (2)遵守公司零用现金、消费价格及用品报销的各种财务制度和规定。
  (二)示例分析
  开具发票时有出入怎么办
  公司员工小张去某城市参加全国电子产品交流会,会期一周。按照会议通知,他交了l 600、元的会务费,组织方开具了发票。小张回来报销时,财务处说发票无效不予报销,原因是发票上缺少财务章。小张马上与会务组织方联系,几经周折才联系上,对方称他们的发票是正式的,不可能没有财务章。让小张将发票寄给他们,如果确实有问题愿意承担责任。
  点评:发票是报销的凭证。发票开具应按照规定的时限和顺序,逐栏、全部联次一次性如实开具,并加盖单位财务印章和发票专用章。不符合规定的发票,不得作为财务报销凭证,任何单位和个人有权拒收。任何单位和个人不得转借、转让、代开发票;没有经过税务机关批准,不得拆本使用发票;不得自行扩大专业发票使用范围。禁止倒买倒卖发票、发票监制章和发票防伪专用品。
  (三)工作程序
  结算会议开支费用的程序如下:通知与会人员结算时间地点一清点费用支出发票一核实发票一填写报销单、将发票贴于报销单背面一请领导签字一到财务部门报销一与相关部门及人员结清费用。
  秘书要提醒与会人员结清食宿、会务等相关费用。会议一结束,应及时清点整个会议费用的实际支出,对照会前经费预算,逐笔账目进行核点。填写报销单,按报销要求将发票用胶水粘贴在报销单背面。请主管领导签字即可去财务处报销。一定要结清所有人的费用。将经费使肘隋况向领导汇报。
  (四)注意事项
  (1)开具会议住宿费发票时,需要向宾馆酒店索取盖有酒店章的正式发票,保证开立的发票与收取的会务费相等。发票的服务项目一栏如何填写需要询问宾馆酒店,以利于宾馆酒店的账目管理。
  (2)住宿费一般不包括使用房间的长途电话费、客房小酒吧、在酒店签单的费用。会议主办方如果所收取的会务费不包括这些额外的开支,又不希望这些开销带来不必要的麻烦,可以事先要求宾馆酒店撤掉这些服务项目或与与会人员说清楚。
  (五)相关链接
  1.会议成本
  广义上讲,会议成本包括时间成本、金钱成本和机会成本。
  狭义上讲,会议成本主要指直接经费支出。直接会议费用=会场租用及布置费+会议设备租用费+会议邮电通讯费+会议培训费+会议交通参观费+会议食宿费+会议资料费+会议宣传交际费+纪念品购置费+水电费+其他符合规定的杂支费等。
  2.会议财务管理应遵循的原则
  (1)遵守制度,严格手续。这是会议财务管理最基本的原则。会议经费要按照国家有关规定,收取会议费的数额要经过研究以及有关负责人的批准,收费要开具正式发票,支出要有正式收据,发放补贴、支取现金要填写现金领取单。此外对购买物品的数量、金额要认真审核,避免款物不符。
  (2)量人为出,收支平衡。会议经费的收入来源通常有上级拨款、本部门专项经费、企事业单位赞助,以及收取会议费等。要根据收入与各项活动支出做好预算,并严格按预算支出费用,做到收支平衡,避免入不敷出,或当用不用,结余太多。
  为保证经费支出条理清楚,可建一临时性账目,待会议结束、结算清楚后,按有关财务管理的规定报账。
  (3)精打细算,厉行节约。会议申报经费时,要根据会议的内容、规格、会期、范围等,对所有收入与支出逐项精心核算。

 

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