跟踪反馈落实会议精神
  (一)相关知识
  对于会议作出的决定和工作部署,秘书要保证各项工作得到及时贯彻落实,要及时了解各执行和配合部门各项工作的开展和贯彻落实情况,并将进度、问题、影响等信息反馈给领导,以便领导随时了解会议决定的各项工作的进展情况,及时采取下一步行动。从会议作出决定到这些决定付诸实施之间的工作环节,称为会议决定事项的传达与催办。这一环节处在会议的“决”与实际的“办”之间,是中间连接环节。
  1.会议决定事项的传达
  对于会议决定事项传达的基本要求是:准确、及时、到位。要认真领会会议精神,组织传达,并提出贯彻执行的意见。
  (1)传达会议决定事项必须准确,必须原原本本传达,不得采取实用主义的态度,断章取义,随意舍弃不符合自己意见的有关事项或认为对自己不利的问题;更不得站在利己的立场,或搞本位主义,对会议决定随心所欲地作解释。
  (2)传达会议决定事项必须及时,不能拖延,当会议决定本身有传达时间的特定要求时,如要求上级某文件下达基层之后再传达,则应执行这些时间要求。
  (3)传达会议决定事项必须到位。会议决定一般都规定了传达的范围,应该直达其人。有些会议决定属于保密事项,则应严守保密规定。
  会议决定事项的传达方式有:口头传达、录音录像传达、印发文件等。其中印发文件包括会议决定、会议简报、会议纪要会议决定催办通知单等。实际采用什么方式传达取决于会议的性质、内容和要求。
  2.会议决定事项的催办与登记制度
  (1)催办的意义。催办是指秘书对有关单位和部门落实会议议决事项办理情况的检查和催促。会后催办对做好会议精神的传达贯彻,落实会议的各项决定具有重要意义。
  建立会议事项的催办与登记制度,目的是使会议精神落到实处,防止有关单位不重视会议交办事项,长期推诿、拖延,工作效率低下,或从自身局部利益出发,对会议交办事项采取消极抵抗态度,故意不办。另外,催办也是一条信息反馈渠道,可使领导及时掌握会议决定事项的办理情况,了解办理过程中出现的新问题、新情况,并有针对性地采取措施加以解决,保证会议决定事项办理工作的顺利进行。因此,检查催办与登记是会后工作中不可缺少的重要内容。
  检查催办工作要做到如下几点:
  1)明确催办人员。
  2)健全登记制度,建立催办登记簿,逐项列出检查催办的事项,并由催办人员根据实际情况,定期记载催办事项的进展状况。
  3)建立汇报制度,催办人员可采用口头汇报、书面汇报、专题报告等多种方式向领导汇报催办事项的落实情况,对一些重大问题不能自作主张,要听从领导的指示。
  (2)会议决定事项传达催办登记。会议决定事项的催办通常是:业务范围明确、专一的工作,责成相关业务部门负责催办;综合性、交叉性的工作内容由秘书部门或综合部门负责催办;几个部门、几个单位联合召开的会议的决定,由牵头部门或单位负责催办;领导集团本身会议形成的决定,由秘书部门或指定单位负责催办。会议决定催办的事项还需要领导机构主要负责人的支持,需要具体分管的领导者的督促检查。
  在会议决定事项催办工作任务较重的部门应建立相关的制度。比如,建立会议决定事项催办的汇报制度、登记制度等。登记制度应设置登记表。

  3.会议决定事项的反馈
  会议决定事项的反馈就是将会议决策精神传播给执行者后,通过各种途径和方式将执行者的意见收集起来,反映给领导者的过程。它既是实现会议决策目标的最主要环节,是对会议决策的检验、制约和完善,又是公司领导作出决策、正确行使指挥职能的重要手段。
  (1)反馈的原则。反馈信息,第一要迅速及时,便于领导尽快了解和掌握实施执行中的各种信息,从时间差上找效率。不能当马后炮,失去反馈的意义;第二要真实准确。真实准确的信息是领导决策或完善决策的重要依据;第三要对堵塞言路、阻止反馈的言行认真对待和处理,使反馈渠道保持畅通无阻。
  (2)反馈的重点。主要是妨碍会议决策落实活动的各种信息。因为决策不是目的,通过实施取得社会效益才是目的。如果在贯彻落实中出现了影响进程和效益的因素,又不及时反馈,求得上级帮助解决,将会造成一定损失,甚至前功尽弃。即使自己能解决问题,亦不应顾及单位和个人声誉而隐匿不反馈。更不应弄虚作假、欺骗上级和群众。
  (3)综合反馈。即在总结的基础上系统地进行综合性的反馈。这种反馈要实事求是,找出经验教训,提出今后意见,如实向上级组织反馈。同时还要向公司或其代表反馈,这是取信于民、动员群众的重要方法之一。
  (二)示例分析
  会议决定事项的催办。一段时间以来,某公司的一些会议决定迟迟得不到落实,有的部门因对领导处理问题持有异议,故意将会议决定拖延。这使领导非常挠头。为解决此种被动状况,秘书协助公司领导层层开会,首先对一些问题加以澄清,统一了认识,从而疏通了信息决办环节。
  点评:传达落实会议精神是秘书的重要职责之一。会后的检查催办是会后工作中不可缺少的重要内容,可以敦促会议精神落到实处。如果落实环节出现问题,应及时疏通。从某种意义上讲,催办也是一条信息反馈渠道,可使领导及时掌握会议决定事项的办理情况,了解办理过程中出现的新问题、新隋况,并有针对性地采取措施加以解决,保证会议决定事项办理工作的顺利进行。
  催办的方式有发文催办、电话催办、派员催办或约请承办部门来人汇报等。
  (1)发文催办。或称发函催办,即向执行单位发送催办函或催办单。催办文件上需要写明要求贯彻执行的决定、决议的内容和条文,写明办理要求、办理时限,并要求将办理结果及时书面回告。发文催办在催办单位必须登记在案。一次催办不成,可以两次、三次,务求有所结果。
  (2)电话催办。电话催办比发文催办更为快速、方便,适用于本地区、本系统、本单位的一般工作部署。电话催办除了快速、方便以外,还有两个优点:一是可以直接找到执行的当
  事人,不像文件那样可能会几经周折;二是可以双向沟通,通过对话可以及时了解执行的情况或遇到的困难,可以及时汇报、研究,而不至于像发文那样只是单向催促、等待结果。但电话催办也有缺点,就是容易被忽视,所以电话催办往往频率更高、间隔时间更短。
  (3)派员催办。重要的、紧急的决定、决议下达之后,领导部门往往委派专人(通常是秘书)去催办。派员催办比电话催办更为直接,是一种面对面的催办形式,比文件更受执行单位的重视,甚至形成某种压力,有着明显的督促作用。派员催办还可以观察现场,了解基层实况,发现问题或困难可以及时帮助研究、解决,或向上级领导及时汇报、请示处理。派员催办的缺点是花费的时间、精力或费用较大。
  另外还可以通过约请承办部门来人汇报方式进行催办。
  对于重要的会议决定事项,秘书应采取发文催办的方式,填写“发文催办卡”,要求有关单位限期办理完毕;对有些事项,可采用电话催办的方式,但必须有电话记录,以备查考。对个别牵涉单位多、相互扯皮、事情难办的事项,应采取会议催办的方式,把有关人员都请来,当面协商解决。催办方式可以交替、结合使用。总之,一定要抓好会议决定事项的落实工作,这是提高会议效率的最后环节。
  (三)工作程序
  会议决定事项的催办程序为:会议决定事项的传达一会议决定事项的催办与登记制度一会议决定事项的反馈。
  会议决定事项是需要下级机关和单位贯彻执行的。为督促下级部门和人员及时贯彻执行,避免将应当及时办理的事情拖延或遗忘,需要对议定事项的贯彻及时进行催办。
  催办、查办工作应形成一定的制度。定期催办,及时落实,直到办完为止。有的公司在办公室设有专人负责会议议定事项的催办工作,建立催办登记制度,利用催办卡片及时进行催办工作。有的还建立有会议议定事项催办落实报告制度,利用催办报告定期向领导人员报告、反馈会议议定事项的落实情况。
  公司的决策是调查、决策、落实、反馈;再调查、再决策、再落实、再反馈的螺旋式往复过程。通过这种过程,使决策不断趋于完善。秘书需要对会议决定事项作及时、准确、科学的反馈。会后反馈工作分为会议决议、决定事项的监督检查和贯彻落实情况的反馈汇报两项内容。要通过各种方式和相应的渠道及时将有关情况、信息、意见和建议反馈给有关部门及领导,保证会议精神的贯彻落实。
  (四)注意事项
  在会议决定中明确落实承办责任,须注意以下两类问题:
  (1)综合性的、需由多部门共同办理的工作事项。这些工作事项涉及多部门,必须明确由哪一部门牵头主办,并授予牵头部门进行实际组织和协调其他部门的权力。如果不明确牵头主办部门,相关部门之间可能扯皮、推托,使会议决定难以落实。
  (2)部门职责分工边缘的、交错的工作事项。领导机构各部门一般有明确的职责分工,在平时的正常业务范围内能够正常运转。但是,会议决定的内容不一定全部同平时分工对口,往往有一些内容处于几个部门工作边缘状态,或是处于几个部门分工的交叉点。对于这些工作,会议决定要明确指定一个部门或者单位领导确定一个部门承办。否则,有时就形成“有好处的事抢着干,得罪人的事都不做”的局面,耽误会议决定的落实,甚至有可能引起部门之间的矛盾。
  (五)相关链接
  1.会议决策传达落实的作用
  (1)会议决策传达落实是实现会议决策目标的最主要环节。
  任何会议决策的目的,都是为了实现社会的某种需要。而实现这种需要的手段,就是对会议决策迅速付诸实施,使决策目标如期或提前实现。落实的主要任务是将主观的东西变为具体的实际行动。没有这种行动,决策就失去意义;如果落实不力,就收不到好的效果,可以说,传达落实是实现会议决策目的的最重要一环。
  (2)会议决策传达落实是衡量下级组织得力与否的主要标志。上级组织通过对会议决策的贯彻落实过程,考核和衡量下级组织领导班子是否称职和得力。
  (3)会议决策传达落实是对会议决策的检验、制约和完善。好的会议决策是经过调查研究、搜集信息、可行性论证和咨询、集思广益作出的。由于人们认识上的差距及其他原因,有时并非完美无缺,切实可行。只有通过落实才能得到检验,并予以修正和完善。所以,决策需要落实;而落实的好环,对决策能否顺利实现,则有直接影响和一定的制约。
  2.传达落实的要求
  (1)迅速果断,保证质量。会议决策事项一般包括时间和质量(标准)要求,规定在一定的时间内按要求实现某项目标或任务。决策信息一经发出,就应迅速组织实施。在保证质量(标准)要求的前提下,实施越迅速,效率越高;反之则越低。因此,下级组织要努力创造条件,克服困难,尽快贯彻落实。
  (2)忠实决策,不打折扣。下级在传达落实中首先要深刻认识和理解并结合实际进行分析,在此基础上不折不扣地按决策精神办事。在实施中还要严明纪律和规章制度,以保证决策卓有成效地达到目的。
  (3)解放思想,创造性地落实。这就是发挥自己的主观能动作用,结合实际,采取相应的灵活有力的措施,使之具体化、可行化。
  因此,有力地传达落实工作是会议决策目标顺利实现的关键。
  3.传达落实会议决策的具体实施
  所谓具体实施就是在充分准备的基础上,进行实际操作的活动,这是决策落实的主要步骤的关键阶段,一般应抓好下列环节:
  (1)传达动员。为取得传达布置的较好效果,要事先调查和了解员工的思想动向与脉搏,有针对性地解决认识问题,使之解除疑虑,轻装上阵。
  (2)分解任务。在传达动员的基础上,将落实任务按系统层层分解下去,直至每个执行者个人。要职责明确,保证计划或安排的落实。
  (3)互相沟通。整个实施过程是一个复杂的系统工程,需要各子系统和系统内部的小系统以至每个人共同努力、团结协作才能完成。部门之间、个人之间需要及时互通信息、克服矛盾,消除不利因素,做到步调一致、协同动作是十分重要的。
  (4)操作控制。操作控制是指对整个落实过程全部活动的监督和制约。监控方法很多,可以收集汇报,获取信息,利用规划进度表及现代化的闭路电视、电子计算机等。
  (5)效益考核。在实施过程完成后考核,是实现高标准、高效率的必要步骤。考核方法除由主管或专业人员根据要求进行外,还可以采取执行人员自我鉴定、共同评议、群众复议等办法。要体现公开公正原则,必须尊重客观实际,领导要最后把关审查。
  

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