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第一章 文书基础

  第一节 应用文书的概念与制发程序

  一、应用文书的含义与分类

  1、含义

  2、分类:

  (1)行政公文。13种行政公文:命令、决定、公告、通告、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

  (2)事务公文。传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺信(贺电)、感谢信、启事、简报、会议纪录、计划、总结、述职报告、讲话稿等。

  (3)商务公文。意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告。

  二、通用公文的制发程序

  1、草拟

  (1)主要要求:

  ① 符合国家的法律、法规及其他有关规定;

  ② 情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短;人名、地名、数字、引文准确;

  ③ 结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1、”,第四层为“(1)”;

  ④ 应当使用国家法定计量单位;

  ⑤ 公文使用简称,应当先用全称,并注明简称;

  ⑥ 公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和字词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

  2、审核

  (1)由办公厅(室)进行审核;

  (2)审核重点:行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合《办法》的规定等。

  3、签发

  以机关的名义制发的上行文,由主要负责人或者主持工作的负责人签发;以本机关名义制发的下行文或平行文,由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。

  4、复核

  复核重点:审核签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。复核是发文过程中的最后一道把关环节。

  三、事务文书、商务文书的制发程序

  草拟、审核、定稿、公布、操作

  第二节 应用文书的格式

  一、通用文书的格式

  1、通用公文用纸和印装规格

  公文用纸采用国际标准A4型纸,其幅面尺寸为210mm x 297mm.

  公文页边与版心尺寸:公文用纸天头(上白边)为37mm±1mm;版心尺寸为156mm x 225mm(不含页码)。

  文字符号从左至右横写、横排。一般每面排22行,每行排28个字。

  公文左侧骑马订或平定,不掉页;后背平整、不空。

  2、 通用公文中各要素标识规则

  (1)眉首

  包括要素:

  ① 公文分数序号:用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。应根据公文的份数来决定编几位数字,但至少应不低于两位,即“1”编为“01”。

  ② 秘密等级和保密期限:分为“绝密”“机密”“秘密”三级。

  ③ 紧急程度:分为“特急”和“急件”两种。

  ④ 发文机关标识:由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成。

  ⑤ 发文字号:由发文机关代字、年份和序号组成。

  ⑥ 签发人(会签人):上报的公文需标识签发人。

  ⑦ 红色反线。

  ★ 上报的公文需标识签发人。

  (1)主体

  包括要素:

  ① 公文标题:标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不使用标点符号。

  ② 主送机关:上行文(如请示、报告)、特指性下行文(如批复、通知)、平行文(如函),只写一个主送机关;普发性下行文写数个主送机关;普发性下行文(如决定、通知、通报、意见)写数个主送机关;周知性公文(如公告、通告等)可以不写主送机关。

  ③ 正文

  ④ 附件

  ⑤ 成文日期:

  掌握原则:

  机关领导人或秘书长、办公厅(室)主任签发的,以签发日期为准。

  联合行文时,以最后一个机关签字日期为准。

  须经会议讨论通过的,以通过日期为准。

  须经上级机关或立法机关批准的,以批准日期为准。

  ⑥ 印章:

  公文除“会议纪要”以外均应加盖印章。(05年11月三级)

  单一机关制发的公文在正文右下方落款处不署发文机关名称,只标识成文日期,成文日期右空4字。

  加盖印章应上距正文2mm~4mm。如印章下弧无文字时,仅以下弧压在成文日期上;若印章下弧有文字时,印章中心线压在成文日期上。

  两个机关联合行文时,落款处也不署发文机关名称,应将成文日期拉开,左右各空7字,主办机关印章在前,两印章均压成文日期。(06年11月四级)

  ⑦ 附注

  (2)版记

  包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线等要素。

  ★ 公文版记部分包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线等要素。

  3、通用公文的特定格式

  (1)信函式格式

  发文机关全称下4mm处为一条横线(称武文线),线长170mm。距下边20mm处为一条横线(称文武线),线长亦为170mm。发文机关名称及双线均印红色。

  (2)会议纪要式格式

  国家标准中的会议纪要格式主要是针对国家行政机关的办公会议纪要而言。(06年11月三级)

  至于用作公文种类的会议纪要,可用“文件式”或“信函式”公文形式来发,并在标题中显示。

  (3)事务文书、商务文书的格式

  灵活性、多样性

  第三节、应用文书的要素

  一、 材料

  1、 占有:时间部分古今;性质不分正反;类别不分点面。

  途径:

  亲身经历所得

  调查阅读所获

  2、 鉴别

  3、 选择:原则:

  (1)围绕主题选择材料;

  (2)选择典型材料;

  (3)选择真实准确的材料;

  (4)选择生动新颖的材料。

  4、 使用

  (1)恰当安排材料的先后顺序;

  (2)确定材料的详略程度;

  根据主题的需要确定材料的详略;

  根据文体的特点确定材料的详略。

  二、 主题

  1、概念:作者在说明问题、发表主张或反映生活现象时,通过文章全部内容所表达出来的基本观点或中心思想。

  2、确立主题的依据:

  (1)以写作目的为立意依据;

  (2)以材料本身的意义为立意依据。

  3、对主题的要求:

  正确、深刻、新颖、集中

  三、 结构

  1、结构的内容:

  (1)标题:

  公文标题:发文机关+事由+文种(06年11月四级)

  一般文章标题:

  单标题

  双标题(由正标题和副标题组成)

  (2)开头

  开头方式:概述式、目的式、开门见山式、引用来文式

  (3)层次:总分式、并列式、递进式、因果式、时序式、三段式

  (4)段落:提行式、条款式、篇段合一式

  (5)过渡:过渡词、过渡句、过渡段

  (6)照应:首尾照应、文题照应、行文前后照应

  (7)结尾:强调式、期求式、希望式、说明式、秃尾(没有结尾)

  2、对结构的要求:

  严谨、自然、完整、统一

  四、 语言

  1、运用语言的标准:准确、简洁、平实

  2、应用文书专用语言

  开头用语:为、为了、根据、按照、遵照、依照、鉴于、关于、由于、目前、当前、兹、兹介绍

  承启用语:

  根据……决定,根据……特通告如下,拟采取以下措施

  引述用语:

  悉、收悉、文悉

  批转用语:

  批示、阅批、审批、批转

  称谓用语:

  我(部)、贵(局)、你(省)

  经办用语:

  经、业经、兹经、拟、施行、审定(2005年11月三级)

  表态用语:

  不同意、同意、不可、可办、批准

  结尾用语:

  用于请示:当否、请批示、妥否,请批复

  用于函:请研究函复、盼复、望协助办理

  用于报告:请指正、请审阅

  用于批复、函复:此复、特函复

  用于知照性公文:特此公告(通告、通知、通报)

  第四节 应用文书的表达方式

  一、叙述

  1、概念:把人物的经历、行为或事物发展变化的过程表述出来的方式。

  六要素:时间、地点、人物、事件、原因、结果

  2、叙述的人称:

  (1)第一人称

  (2)第三人称

  3、叙述的方式:顺叙,倒叙

  二、议论

  1、 概念

  三要素:论点、论据、论证

  2、 类型:

  (1) 立论:从正面阐述自己观点的正确性,从而把论点建立起来。

  (2) 反驳:设法证明对方论点是错误的,从而驳倒对方、树立起自己论点的说理方法。

  3、 论证的方法:

  (1) 例证法

  (2)分析法

  (3)引证法

  (4)对比法

  (5)因果法

  三、说明

  1、 概念

  2、 方法:

  (1)定义和表述

  (2)分类和比较

  (3)数字和图表

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